为加强莫愁校区管委会（以下简称莫管会）档案资料管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《南京审计大学档案管理办法》，结合莫管会实际，特制定本制度：
一、档案资料的归档范围
凡莫管会工作期间形成或接收的具有保存和利用价值的书面文件、图片、音像资料、获奖资料等。根据《南京审计大学档案管理办法》，具体范围包括：
1.上级下发的关于部门工作的指导性文件及上报材料；
2.部门工作职责、岗位职责、规章制度等；
3.部门年度工作计划、总结、报告、会议记录、会议纪要、请示、批复、报告等；
4.承办的重要会议、重大事件、重要活动形成的材料；
5.内设机构设置和人员任免材料、员工花名册、人员变动情况；
6.安全质量大检查等材料；
7.消防工作的文件及材料；
8.莫管会质量监督、服务监督、廉政监督工作形成的文件材料；
9．由部门负责起草、与合作方签订的合同、协议与结算书；
10.各类先进评选材料；
11.与外单位签订的合同、协议等材料；
12.本年度所有发文（含部门发文）和重要工作通知等材料；
13.各部门工作涉及的设计方案、图纸、规划、记录等材料；
14.小型工程以及屋面、外墙、道路及地下管网维修项目形成的材料；
15.其它相关材料。
二、档案收集及整理
1.安排专人负责本部门档案管理，档案管理人负责本部门档案资料的收集整理、立卷归档、保管、查询等工作。各科室也要指定专人负责本科室档案管理工作；
2.按文件材料的归档范围，做好日常档案资料的收集及登记。要求资料完整，字迹清楚；
3.对档案资料分类整理，全面整理文字档案、电子档案、图片档案、声像档案等，按时排序。档案分类要科学，便于查找和利用；
4.各科室负责本科室档案的整理归档，登记造册。综合办负责保管莫管会层面的各类档案资料及本科室的档案资料，其他科室负责保管本科室的档案资料。
三、档案保管
1.档案管理人要按照正确的归档时间入档，不得随意变更；
2.归档的文件资料必须完整齐全，层次分明，字迹清楚，纸质要优良，签署要完备，
得用铅笔、圆珠笔书写；
3.归档有文件资料必须按类别整理归类，移交时，按目录清点，交接双方签字；
4.档案管理人按照档案类别编写目录，同时编制电子目录，以便查找；
5.档案管理人要定期对保管的档案进行清理核对，做到目录与物相符；
6.搞好档案库房或档案柜的安全管理，确保档案资料持久保存；
7.档案保管期限按《南京审计大学档案管理办法》执行。
四、档案查询
1.根据档案保密要求开展档案查询，对保密档案一般不得随意给查询，仅给有权限查询的单位或部门查询，查询时要持有关证明或函件；
2.外单位来莫愁校区管委会借阅档案时，必须经主管领导批准后方可借阅，涉密档案借阅须报分管校领导审批，档案管理人要登记备案。限期归还，对外借归还的档案，必须当面清点、检查无误，方可注销借阅手续；
3.莫愁校区管委会内部单位需查阅档案时，应经主管领导签字后，方可到查阅，但应遵守借、阅、查登记手续；
4.档案原件原则上不予外借，因特殊情况需借时，必须经主管领导批准，并办理借阅手续，限期归还；
5.凡摘录或复印档案时，必须经主管领导批准方可进行；
6.严格执行国家颁布的保密法，保证档案的完整与档案机密的安全。